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無駄のないプレゼン、会議に望む為の効率的な下準備のやり方

      2017/07/29

無駄のないプレゼン、会議に望む為の効率的な下準備のやり方
今回のテーマは、

無駄のないプレゼン、会議に望む
為の効率的な下準備のやり方

について紹介します。

ちょっとした脳の機能を使うと、

仕事は捗ることになります。

前に紹介した、

大きな目標と小さな目標の切り替えも、

ちょっとした視点をずらす
行為が行動をスムーズにするものです。

例えば、

仕事の時短を考えてみましょう。

会議の資料作りなど時間を
かけすぎてしまう事があります。

大企業になればなるほど、
その傾向があって

「大企業では仕方がない」

などという声も良く聞きます。

でも、会議の本質は、

その場で問題を把握し、
今後の方針を決める事です。

プレゼンや資料を作る事
ではないのです。

「いや、材料となる資料がないと
会議が成り立たないでしょう」

という意見もあるでしょう。

確かに資料が必要な事も多いでしょう。

準備も大切です。

しかし、本当に今作っている
だけのボリュームは本当に
必要でしょうか?

準備がゴールではない!

無駄のないプレゼン、会議に
望む為には効率的な下準備の
やり方が必要です。

準備のための準備とも言えるでしょう。

会議に臨むにあたり十分な
準備をすれば良いと思います。

しかし、本当に必要なのは案外、

今作っている資料の
ごく一部だったりするものです。

一番もったいないのは、

下準備段階で
エネルギーを使い果たして、

肝心の会議で集中力が
出ないケースでしょう。

駆けっこをする前に
準備運動で疲れてしまう
ようなものです。

デートの準備を頑張りすぎて、
肝心のデート当日は
疲れ果てて楽しめない…

これでは本末転倒です。

無駄のないプレゼン、会議に望む為に

例えば、

あなたが資料作成の
指示を受けたなら、

まず上司に

「特にどの辺りが
気になっていますか?」

と聞いてみましょう。

主要テーマを攻めるのです。

闇雲にやれば会議はいくらでも
先延ばしにできることができますが、

全てが大事な訳ではありません。

大事な部分に絞れば、
大切なリターンは得られます。

後は、その点に答える
資料を作れば良いでしょう。

これだけで無駄のない
効率的な準備のやり方ができます。

これは実際にあった事ですが、

私の部下がパワーポイントで
50ページにも渡る資料を
作ってきました。

正直長過ぎてじっくり
読んでられません。

そこでさっと目を通して、

「要するに言いたい事はこれ?」

と二人でまとめていたら、
2ページで終わってしまい、

二人で笑ってしまった事があります。

ゴールから考える効率的な下準備

営業でも同じ事が言えます。

いくらプレゼンの資料を

入念に、膨大な時間と
手間を使って作っても、

結果として決定権を
持っている人に

「YES」と言ってもらわなければ
意味がありません。

そういう意味では、

営業は人(相手)を見る方が大事です。

逆に言えば、

決定権を持っている人の
首を縦に振らせる為に
絶対欠かせない説得材料は何か。

そこだけに意識を注力すれば、

無駄がなく、必要且つ十分な
内容のプレゼン資料が
作れるはずなのです。

誰もが時間は有限なのですから、
効率やらなければいけません。

プレゼン、会議での無駄をカットしよう

ついでに、会議の時に
配る資料も無駄が多いでしょう。

真面目な人ほどどうしても、
資料をプリントアウトして、

コピーをして、ホチキスをとめ
配る傾向があります。

でも紙ももったいないですし、
コピーの手間もバカにできません。

であれば資料のファイルをあらかじめ、

参加者にメールやグループウェアで
送っておくのもひとつのやり方です。

今ならiPadでそのまま見れば
非常に効率的です。

どうしても紙で見たい人は
自分でプリントアウトして

会議の席に持ち込んで
もらえば良いのです。

効率的な下準備のやり方

また、資料はその場で
プロジェクターで映せば、

みんなが同じものを
見ながら議論ができます。

やり方はいくらでもあるはずです。

この方がずっと楽です。

コピー取りと言う
機械的な作業は、

面倒だし時間がもったいないです。

人に頼むのも気が引けます。

なるべく少なく済ませたいものです。

脳というのは、

注目した部分に注目します。

注目しなければ全てを
拾い上げてしまうのです。

だからこそ、

どこに注目するかを意識すれば、
そこに向かって進めるのです。

ポイントは、会議にしろ
プレゼンにしろ、

資料作りの準備に
必死になる前に、

どのゴールにたどり着ければ
良いのかという事を

まず考えてみる事です。

そうしれば無駄のない
効率的な下準備ができるはずです。

 - 脳をとことん鍛える方法